5W1H。「When」「Where」「Who」「What」「Why」の5W。そして「How」の頭文字をとったものだということは、おそらくほとんどの人が知っていることです。
しかし、皆様はこの5W1Hをビジネスシーンでしっかり利用できているでしょうか？5W1Hは、ビジネスコミュニケーションでもとても役立ちます。
ビジネスで使える方法を深掘りして書いていきますので、ぜひ最後まで読んでいただければと思います。
Contents
5W1Hとは？
5W1Hとは、冒頭で紹介したとおり、
- When＝いつ
- Where＝どこで
- Who＝誰が
- What＝何を
- Why＝なぜ
- How＝どのように
の頭文字をとったものです。
5W1Hは、英語のコミュニケーションだけではなく、当然、日本語のコミュニケーションでもとても重要なことは、皆様、ご存じのとおりだと思います。では、ビジネスシーンにおいて、なぜ5W1Hが役立つのでしょうか？
5W1Hがビジネスで役立つ理由
5W1Hはとてもシンプルな「問い」ですが、ビジネスのシーンでも同じく「問うてみる」ことで、「戦略の立案」「原因究明」「状況の改善」や「まったく新しい発想を生み出すこと」などにつなげられます。
「問うてみる」と書きましたが、個人で、そしてグループで「問うてみる」ことで、企業において改善が必要な部分の発見や、これまでとは異なる発想の転換ができるのです。しかし、そう言われてもちょっとしっくり来ません。
このあと、ビジネスシーンでの5W1Hの使い方や役立て方を紹介するのでご安心ください。
ビジネスシーンでの5W1Hを使ったイメージの膨らませ方
5W1Hをビジネスシーンで役立てるには、単純に「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」ではなく、そこからイメージをふくらませていくことが重要です。
whenの場合
Whenは「いつ」。つまり、時に関連する疑問詞です。時に関連するので、ビジネスで言えば季節的な行事、季節のトレンド、イベントの期間など、時に関連するビジネスのさまざまな要素をイメージできるでしょう。
たとえば、「締め切り」も時に関連するビジネスの要素です。ビジネスにおいては、時に関連する重要な要素が非常に多いので、「When＝いつ」を意識することで、仕事のプロセスをイメージし、パーフェクトな準備につなげられます。
Whereの場合
Whereは「どこで」。つまり、場所に関連する疑問詞です。ビジネスシーンでのコミュニケーションでは、当然ながら「場所」や「位置」を伝える際に用います。場所を明確にすることで、聞き手はその場所への距離感や移動に使う交通機関、所要時間などをかんたんにイメージできます。新しくオープンする店舗のイメージを伝える際も、具体的なショップ名を挙げると、聞き手はやはりどんなスペースが作りたいのかイメージしやすくなるでしょう。
Whoの場合
Whoは「誰が」。つまり、人物に関連する疑問詞です。ビジネスシーンでのコミュニケーションでは、言うまでもなく、「誰が」を伝えることはたくさんあるでしょう。
- 取引先
- 取引先の担当者
- ユーザー
- リピーター
- 競合他社
- ペルソナ
- ターゲット」
これらはすべて「誰が」で伝えるべき要素です。
セールス＆マーケティングにおいては、この「Who＝誰が」を明確にすることにより、戦略の立案に生かせます。逆に言えば、このWhoが間違っていると、結果につなげることが難しくなるでしょう。
マーケティング初心者の方は、「誰が」を明確にする記事「ペルソナ設定でこれまでの企業視点のフレームワークを顧客視点に」と参考にしてみてください。
Whatの場合
Whatは「何を」。つまり、物などの対象物です。
商品やサービスのほか、ビジネスのコンセプトのような概念も、このWhatの中に含まれます。Whatの中には、あいまいな物事も含まれるため、時としてコミュニケーションを難しくすることがありますが、この場合も受け手の側に立ってみると、どう説明すればよいのかがわかってきます。
私は森岡毅氏のwhatを追求した動画「森岡毅率いるチーム刀が直伝」を見て、改めてwhatの大切さを学び直しました。
Whyの場合
Whyは「なぜ」。つまり、理由を問う疑問詞です。ビジネスシーンでは、この「Why＝なぜ」を頻繁に使います。特にトラブルが発生した場合、原因究明の必要がありますからWhyの問いは非常に重要です。また、セールス＆マーケティングの施策を進めるうえでは「目的」をはっきりさせる必要がありますが、その際も、「Why＝なぜ」と問うことが重要です。「Why＝なぜ」の答えを出すことで、特にセールス＆マーケティングの場合は進むべき方向が明確になるので、プロジェクトを成功へと導きやすくなります。
Howの場合
Howは「どのように」。つまり、やり方や手段などを問う疑問詞です。ビジネスシーンでは、この「How＝どのように」も頻繁に意識する必要があります。「どのように商品を開発するのか」「どうやったら改善につなげられるか」などの問いは、すべてのスタッフが常日頃から意識しておく必要があるでしょう。このように「How＝どのように」と問うことで、業務の改善や最適化につなげましょう.。
5W1Hの基本的な使い方
5W1Hは、基本的に、これまでにご紹介してきた順番で文章として組み立てると使いやすくなります。特に報告文書や社内メールなどの場合は、
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
という順番で書けばとてもわかりやすいですよね。こうやって5W1Hを並べてみると、「ああ、こうやって書けばいいのか！」ということがおわかりいただけると思います。
では、実際に例文を書いてみましょう。
「1月5日（水）の午後7時から、五反田支店3Fのミーティングルームにて、営業チームのメンバーが、新春セールスミーティングを、今後のプロモーション施策改善のために、初の対面方式にて行うことになりました。」
このように、5W1Hを意識して報告文書や社内メールを書くと、伝えるべきことを忘れずに伝えられます。
もちろん、5W1Hの順番は、目的に応じて変えてもかまいません。
たとえば、目的をはっきり伝えなければならないのであれば「Why＝なぜ」から入ると効果的です。
また、人に関する情報を伝えるのであれば「Who＝誰が」から、発生している問題について、その重要性を強調するのであれば「What＝何を」から入るといいでしょう。
5W1Hをビジネスシーンでスムーズに使うには、常に5W1Hを意識するとともに、メッセージを伝える相手のことを考えて、わかりやすく並べ替えて文章を組み立てましょう。
7W2Hとは？
5W1Hではなく、「7W2H」という言葉を聞いたことはありませんか？
7W2Hは、5W1Hに「Which（どちら）」「Whom（誰に）」、そして「How much（どのくらい）」を加えたものです。
Whichは、チョイスや比較する必要がある場合、Whomは「誰に対して」という対象や立場をはっきりさせる必要がある場合、そしてHow muchは、数量や金額などを伝える必要がある場合に使います。
ただ、これらは特に意識しなくても、伝える必要がある場合は伝えられると思います。とにかくビジネスシーンでは、まずは基本形の5W1Hを使いこなせるようになることが重要です。
最後に｜5W1Hは”伝達し忘れのエラー”が起きにくい
5W1Hをビジネスシーンで意識すると、社内コミュニケーションだけではなく、顧客とのコミュニケーションの際も、伝えるべき情報が伝えられているかどうかの確認に役立ちます。
本来、伝えるべきことがあったのに、書いてみたら何か違う方向の文章になっていた…ということはよくあることです。5W1Hを意識することで「伝達し忘れ」などのエラーがなくなれば、再確認の手間がなくなるなど業務の効率化にもつながり、その影響で社内の雰囲気も良くなります。5W1Hを意識することは労働環境の健全化にもつながるのです。
追伸
より実践的にマーケティングを学びたい方は、こちらの記事「ゼロから始める”外してはいけない”マーケティングの考え方”」を参考にしてみてください。
私はこの考えを元に、副業で年収1,000万円以上稼ぐことができました。魚釣りを例に、マーケティングについて書いていますので、マーケ初心者の方でも読みやすいかと思います。
